למנהלי הרכש תחומי אחריות מגוונים, החל באיתור ספקים (Sourcing) ועד לניתוח וניהול הוצאות הרכש (Spend Analysis). על אף התרומה המשמעותית של מחלקת הרכש להפחתת עלויות, מצופה ממנו כיום לייצר גם ערך אסטרטגי לארגון. בעידן של טכנולוגיה מתקדמת, שרשראות אספקה דינמיות ושוק תחרותי במיוחד, מחלקות הרכש נדרשות להסתגל במהירות ולהתמודד עם אתגרים מורכבים.
במאמר זה נסקור חמישה אתגרים מרכזיים, לצד המלצות פרקטיות, שיסייעו למחלקת הרכש להוביל חדשנות, לייעל תהליכים ברכש וליצור יתרון תחרותי לארגון וללקוחות
מאת ליאור קדוש, M.Sc בהנדסת תעשיה וניהול
ניתוח הוצאות Spend Analysis
הנהלת הארגון שואפת באופן תמידי למקסם את שולי הרווח ולמזער את הוצאות הרכש. מחלקת הרכש נושאת באחריות לגבש אסטרטגיה מקיפה לניהול תקציב ההוצאות, לאתר ולנתח את ההוצאות לפי קטגוריות רכש ולזהות הזדמנויות להפחתת עלויות. תהליך ניתוח ההוצאות כולל מספר שלבים: איסוף נתונים, סיווג ההוצאות לפי קטגוריות רכש, עיבוד וניתוח המידע, זיהוי תחומי חיסכון פוטנציאליים, ביצוע השוואות מול ארגונים דומים בענף (Benchmarking), והפקת תובנות אופרטיביות ליישום בשטח. חשוב לזכור,
ניתוח הוצאות הוא תהליך שיטתי, ומהווה את אחד האתגרים המרכזיים והמשפיעים ביותר בניהול רכש. מומלץ כי קניינים ומנהלי קטגוריות יבצעו את הניתוח לפחות פעמיים בשנה.
המלצה ליישום: ערכו ניתוח הוצאות לפי קטגוריות רכש, ניתוחי ABC, ניתוח הוצאות רכש לפי ספקים, הוצאות רכש לפי פריטים ועוד. לאחר הניתוח, תבינו בקלות במה צריך להתמקד כדי להשיג חיסכון משמעותי בעלויות. לניתוח הוצאות רכש, השתמשו בכלים כגון: Tableau Looker Studio ו- Power BI
נתונים מדויקים ואמינות המידע Data Accuracy
כדי לקבל החלטות רכש בזמן אמת ארגונים חייבים להסתמך על מידע עדכני, מדויק ואמין. תכנון רכש איכותי מתבסס על מגוון נתונים: כרטיס פריט מעודכן, רמות מלאי מדויקות, פרטי ספקים, תחזיות ביקושים, הזמנות פתוחות ועוד. כאשר החלטות רכש מתקבלות על סמך נתונים שגויים או לא עדכניים, התוצאה עלולה להיות מלאי חסר או עודף, דבר שמשפיע ישירות על תזרים, יעילות תפעולית ורמת השירות ללקוח. לכן, האחריות של מחלקת הרכש היא לוודא שבסיס הנתונים מתוחזק באופן שוטף, כולל תיקוף, טיוב ועדכון קבוע.
המלצה ליישום: עדכון וטיוב בסיס הנתונים. עדכון כרטיסי פריט ונתוני ספקים הם הבסיס לתכנון רכש וקבלת החלטות בזמן אמת.
ניהול תהליך הרכש
אחת המטרות החשובות של מחלקת הרכש היא להתמקד באופטימיזציה של תהליך הרכש, החל מדרישת הרכש, דרך בקשה להצעות מחיר, השוואת חלופות רכש, ועד לאישורים וסגירת ההזמנה. תהליכים אלו נוטים להיות מורכבים, ולעיתים גם איטיים ומסורבלים. לכן, חשוב להגדיר תהליכי רכש פשוטים, ברורים וקלים ליישום. לכל שלב בתהליך הרכש או לתהליך הרכש במלואו יש לקבוע SLA (Service Level Agreement) מדיד ובר ביצוע. המשמעות היא להבטיח שהתפוקות של כל שלב יימסרו בהתאם לציר הזמן שהוגדר מראש, ובכך למנוע עיכובים מיותרים.
הסיבות הנפוצות לעיכובים בתהליך הרכש:
-
היעדר מפרט (או מפרט שאינו מדויק)
-
תקשורת לקויה בין ממשקים
-
תהליכים מסורבלים ולא מוגדרים כהלכה
-
ריבוי גורמים מאשרים בתהליך הרכש
-
העדר SLA (או היעדר מחויבות ל-SLA)
המלצה ליישום: בצעו ניתוח מעמיק של תהליך הרכש הקיים במטרה לזהות צווארי בקבוק, גורמים מעכבים, שלבים מיותרים ובזבוזים. לאחר זיהוי נקודות הכשל, יש לאפיין מחדש את התהליך הרכש כך שיהיה פשוט ליישום, יעיל ומדויק.
מדיניות ניהול המלאי
עיתוד המלאי הוא המפתח לשיפור הרווחיות וחיסכון בהוצאות. עליכם לאפיין עבור כל פריט מדיניות הצטיידות אופטימאלית. למשל, פריט קריטי במערכת יש לאפיין בזמינות מרבית וברמת שירות גבוהה, MTS Make to Stock. לעומת זאת, פריט לא קריטי ו/או שזמן האספקה שלו קצר במיוחד יש לאפיין MTO Make to Order, כלומר, תהליך ההצטיידות ורכש הפריט יחל רק לאחר קבלת הזמנה מלקוח. כאמור, צריך לגבש מדיניות לרמות המלאי ברמת הפריט: מלאי ביטחון, נקודת הזמנה, כמות אופטימאלית להזמנה ומלאי מקסימום, לפי מודלים מתאימים. השתמשו בטכניקות מתקדמות לעיתוד המלאי ובמודלים כגון: EOQ, EPQ וגישות תכנון דרישות חומרים MRP, לרבות ניתוח וחיזוי ביקושים, ניתוחי רגישות, סבבי מלאי ואופטימיזציה. עיתוד מלאי מקצועי נעשה באמצעות תוכנה לניהול מלאי
קראו עוד במאמרים הבאים: מדוע חשוב לקבוע רמות מלאי? תכנון רכש אופטימאלי ניהול מלאי המפתח לשיפור הרווחיות
טרנספורמציה דיגיטלית
הטכנולוגיה משנה את הדרך שבה מנהלי רכש, תפעול, תפ”י ושרשרת האספקה פועלים ומקבלים החלטות. בעידן Industry 5.0, הדגש הוא על שיתוף פעולה בין אדם לטכנולוגיה – עם מערכות מידע מחוברות, סוכני AI ואוטומציה חכמה שמאפשרים תגובה מהירה ודינמית לשוק. האתגר המרכזי: אינטגרציה בין מערכות מידע שונות: ספקים, לקוחות, לוגיסטיקה וייצור ליצירת רצף נתונים בזמן אמת.
לדוגמה: סוכן AI מזהה צורך ברכש, מבצע שאילתה אוטומטית לספקים, בודק זמינות ומחירים ומבצע הזמנה לפי סדרי עדיפות וקריטריונים שונים. בנוסף, טכנולוגיית Blockchain מספקת תיעוד שקוף ומאובטח עם חותמות זמן לאורך כל תהליך שרשרת האספקה.
לסיכום
המאמר סקר בפניכם חמישה אתגרים מרכזיים בניהול הרכש, לצד המלצות פרקטיות ליישום שיסייעו לכם לשפר את תהליך הרכש, להפחית עלויות ולחזק את הערך האסטרטגי של מחלקת הרכש בארגון. אתגרים נוספים בתחום ניהול רכש יכולים להיות: ניהול סיכונים ברכש, פיתוח ספקים, ניהול הסכמים והתקשרויות, אתיקה, וכן פיתוח והכשרת צוותי רכש. אתרוג הנדסת תעשיה וניהול היא חברת ייעוץ והדרכה המתמחה בליווי מקצועי לארגונים בתחום ניהול הרכש, ומציעה קורס ניהול רכש פנים ארגוני המותאם לצרכים הייחודיים של מחלקת הרכש בארגון שלכם. לשיחת ייעוץ ראשונית ולפרטים נוספים, ניתן ליצור איתנו קשר בטלפון 09-8654503.
נשמח לעמוד לשירותכם.