ניהול מלאי המפתח לשיפור הרווחיות

מלאי, הנשק הסודי של ארגונים רבים לשיפור היעילות, הרווחיות ולניצחון בתחרות. ניהול יעיל של המלאי מאפשר לארגונים לשפר באופן משמעותי את הרווחיות. מנגד, צריך תמיד לזכור שמלאי = השקעה. מלאי הוא סיכון שהארגון נוטל על עצמו, כך שצריך לוודא כל העת שההשקעה שעשיתם במלאי אכן מספקת תוצאות! להחזקת מלאי יש מחיר. זמינות מלאי עולה לכם הרבה כסף. אם בכל זאת החלטתם להחזיק מלאי כנראה שיש לכם סיבה טובה ומוצדקת. לפעמים מחזיקים מלאי מיותר בגלל העדר מדיניות או מדיניות שגויה. ניהול מלאי דורש ממקבלי ההחלטות ידע מקצועי, יכולות ומאמץ מתמשך כדי להוביל את הארגון בבטחה לרווחיות. החלטתם להתקדם לשלב הבא בניהול מלאי? המאמר שלפניכם יסקור רעיונות, קווים מנחים ועקרונות שאתם יכולים ליישם באופן מיידי בארגון שלכם

לכל ארגון יש סיבות משלו להחזקת מלאי. ארגונים מעוניינים להבטיח שיש ברשותם את הכמות הנכונה של המלאי במקום הנכון ובזמן הנכון. זמינות המלאי משמשת לצורך מכירה מיידית ללקוח וגם למטרות ייצור, פיתוח, תיקון, תחזוקה, הרכבה, מבצעיות ושירות ללקוח. סיבות נוספות להחזקת מלאי, בין היתר ביקושים בלתי צפויים, תנודות גדולות בביקוש, זמני אספקה ארוכים, זמינות מערכות, ספקים לא מהימנים, עלייה צפויה במחירי חומרי גלם או עלות הייצור, הנחות על כמות, מחסור צפוי וכו‘. בשורה התחתונה, המטרה היא לשפר את הרווחיות. במילים אחרות, שיפור תשואת הרווח הגולמי על ההשקעה שעשיתם במלאי. אז מאיפה מתחילים? כיצד ניתן לשפר את הרווחיות באמצעות ניהול מלאי? אנו ממליצים לקרוא את המאמר באופן אישי, לשתף עם עמיתים ולבסוף לקיים דיון מקצועי בארגון.


מעוניינים
לשפר את הרווחיות על ההשקעה שלכם במלאי?

הפשילו שרוולים והתחילו לפעול. סדר הפעולות המוצג במאמר לא מחייב.

1. כמה מלאי צריך באמת להחזיק?
אחת השאלות החשובות ביותר המעסיקות כל חברה; מהי הכמות הנכונה שצריך להחזיק מכל פריט במלאי? העקרון המנחה הוא להחזיק מספיק מלאי כדי לספק את הביקוש אך בו זמנית למזער את עלות ההחזקה. הרעיון הוא לסווג את המלאי לקבוצות ABC. עקרון ה 20/80 יספק לכם תמונה טובה להתחלה. הטענה כי 20% מסך הפריטים מייצרים 80% מההכנסות היא נכונה ברוב המקרים. לאחר שערכתם את הניתוח, תוכלו לזהות גם את קבוצת הפריטים הגדולה המהווה 50% מסך הפריטים אך בעלת ערך צריכה נמוך של כ– 5% מסך ההוצאות. גבשו מדיניות הפעלה מותאמת לכל אחת מהקבוצות. כאשר מתמודדים עם אלפי פריטים רמת המורכבות עולה ולכן מאד מומלץ לערוך את ניתוח הביקושים לפי קבוצות וגם עבור פריטים נבחרים. ניתוח ביקושים מתקדם יביא בחשבון מאפיינים נוספים כגון סבבי מלאי, שונות המלאי, רווח גולמי, עונתיות, זמני אספקה, אילוצי ספק, אילוצים ארגוניים, זיהוי דפוס ביקושים ותחזית ביקושים.

2. שיפור רמת השירות ללקוח
 זמן האספקה ללקוח הינו מאפיין קריטי. רמת השירות לפריט נקבעת בדרך כלל בהתאם ל-3 מאפיינים, דרישת הלקוח, מדיניות החברה ודפוס הביקושים לפריט בפועל. נדגיש כי כל פריט מוחזק במלאי בהתאם למדיניות המלאי הנוכחית שלכם. לזמינות המלאי יש מחיר, גם לחברה וגם ללקוח. לעיתים, פריט מוגדר כחיוני וכקריטי למערכת מסיבות שאינן קשורות למידת הרווחיות, לדוגמא: הגדרת רמת זמינות גבוהה לתרופה מסוימת בבית חולים; חלקי חילוף למטוס בחברת תעופה וכו‘. נשאלת השאלה, מהם הקריטריונים לקביעת רמת השירות? אילו פריטים צריכים להיות זמינים באופן מיידי ללקוח? עליכם לאפיין וליישם אסטרטגיית רמת שירות מותאמת לכל פריט שאתם מחזיקים במלאי. דוגמא 1. פריט שזמן האספקה שלו קצר במיוחד (רכש או ייצור), שקלו להפחית את רמת השירות עבורו; דוגמא 2. פריט בעל ביקוש חזק יוחזק ברמת שירות גבוהה בהתאמה; דוגמא 3. לקוח המעוניין בזמינות מלאי גבוהה לפריטים מסוימים. הלקוח מבין את המשוואה, זמינות מלאי = מחיר שהלקוח מוכן לשלם עבורה. רמת השירות משפיעה על כמות מלאי הביטחון המוחזק במחסני החברה. ככל שתחזיקו יותר מלאי ביטחון, כך תיפגע רמת הרווחיות. בחנו כיצד אתם מאפיינים ומחשבים את רמת השירות? נסכם שהמטרה שלכם היא לאפיין את רמת שירות מיטבית ומותאמת לכל פריט במלאי.

3. רמות המלאי
לאחר שאפיינתם בהצלחה את רמת השירות הרצויה לכל פריט, כעת עליכם להגדיר מחדש את רמות המלאי, מינימום ומקסימום. רמות המלאי האופטימאליות לפריט נקבעות בהתאם למאפיינים רבים. שמירה על רמות המלאי האופטימאליות ישפרו באופן משמעותי את הרווחיות. כיצד ניתן להפחית את רמות המלאי ובו זמנית לשמור על רמת שירות גבוהה ללקוח? כיצד ניתן למקסם רווחים על ההשקעה במלאי כאשר ידוע שהזמינות פוגעת ברווחיות? האתגר כאן הוא לאזן בין רמת השירות ללקוח לבין הוצאות החזקת המלאי. זאת ההזדמנות שלכם להגדיר מחדש את נקודת ההזמנה והכמות האופטימאלית להזמנה. תכנון הרכש מתבסס לרוב על נקודת הזמנה. בקשו ממומחה הידע שלכם בארגון להדגים כיצד מחשבים את נקודת ההזמנה והכמות המיטבית להזמנה. כמו כן תבקשו לראות ניתוחי רגישות מתקדמים שידגימו לכם את ההשפעה על הרווחיות. חישוב נקודת ההזמנה אינו זהה לכלל הפריטים במלאי, כך גם הכמות המוזמנת ובהתאם לאילוצים. לרמות המלאי תפקיד קריטי לשיפור הרווחיות. ככל שתחזיקו רמות מלאי נמוכות יותר, כך תשלמו פחות על עלות החזקת המלאי ותצליחו לשפר את סבבי המלאי. זהו הזמן המתאים להגדיר בתבונה את רמות המלאי, מינימום ומקסימום.

4. דיוק המלאי
פעילות התכנון מתבססת בעיקרה על דיוק המלאי שלכם. הכוונה כאן לכל פעילות תכנון בארגון; מכירות, ייצור, רכש ועיתוד המלאי. ההחלטות שאתם עושים מתבססות על דיוק המלאי. חשבו למשל על חברת אופנה גלובאלית כגון ZARA. חשבו על מורכבות ניהול המלאי לאורך שרשרת האספקה. מטה החברה הממוקם בספרד רואה בזמן אמת את הביקושים של כל הסניפים. בהתאם לכך מתקבלות החלטות כגון אילו פריטים ומהי הכמות שצריך לשלוח לכל סניף בעולם. ההחלטה נעשית ברמת המטה, אך האם הנתונים שהם רואים אכן מדויקים? האם המלאי בסניפים אכן מדויק? ככל שרמת דיוק המלאי נמוכה יותר, כך השגיאות בתכנון ההצטיידות תהיינה גדולות בהתאמה. הדבר דומה גם בחברות פארמה גלובאליות וגם בענף הקמעונאות המקומי. מהי רמת דיוק המלאי בארגונכם? מי אחראי בארגון לדיוק המלאי? מהי רמת הדיוק המקובלת בשוק? האתגר שלכם; להבטיח דיוק של 99% ומעלה. הניחו רמת דיוק של 70%. הפער בערכים כספיים עשוי להיות שווי מלאי של מיליוני שח. איך ניתן לשפר את דיוק המלאי? אפיון מחדש לכל התהליכים בהם מתבצעת טרנזקציות, כניסה ויציאה של מלאי. יש לכם הזדמנות טובה לשפר את תהליכי הליבה שלכם במחסן, בנקודות המכירה ולאורך שרשרת האספקה.

5. מדיניות לטיפול במלאי עודף
האם יש לכם מלאי עודף? מהו הערך הכספי הנוכחי של המלאי העודף שלכם? באופן כללי, מלאי עודף נגרם בשל חיזוי ביקושים שגוי, ירידה בביקוש לפריט וסיבות נוספות. כיצד ניתן להתמודד עם מלאי עודף? ראשית, עליכם לאפיין באמצעות מערכת המידע תנאי או רשימת תנאים לזיהוי והתרעה במקרים של מלאי עודף. אחת ההגדרות למלאי עודף; מלאי מעל רמת המלאי המקסימאלית ולאחר שעבר פרק זמן מוסכם שהוגדר מראש. כעת שאתם יכולים לזהות מצבים של מלאי עודף בזמן אמת, גבשו מדיניות למניעה או צמצום המלאי העודף. דוגמא 1. החזרת המלאי העודף לספק. דוגמא 2. מכירה ו/או סחר במלאי העודף. דוגמא 3. שתפ מלאי עודף עם חברות ואף מתחרים. המלאי העודף שלכם יכול לשמש בנקודות זמן מסוימות את המתחרים שלכם וגם להיפך. זו ההזדמנות שלכם לויסות המלאי בדרך אלגנטית.

6. שיפור תהליך תכנון המלאי
מתי להזמין וכמה להזמין? כיצד אתם מחשבים את נקודת ההזמנה, מלאי ביטחון והכמות האופטימאלית להזמנה? כיצד אתם מעדכנים את רמות המלאי? האם אתם מחשבים באופן ידני או באמצעות מערכת המידע? התראות חכמות, לוגיקה עסקית ואפיון תהליכים יפנו לכם זמן יקר כדי לטפל במלאי באופן יעיל. הגדירו במערכת המידע התראות כגון נקודת הזמנה, מלאי עודף, דיוק מלאי, חריגה בזמני אספקה ועוד. טיוב הנתונים מסייע רבות לשיפור תכנון המלאי. הבטיחו דיוק של 99% ויותר בנתוני כרטיס הפריט. לכל פריט מלאי מאפיינים רבים. כרטיס פריט שאינו מעודכן פוגע בפעילות התכנון וכמובן ברווחיות. זו ההזדמנות שלכם לוודא שתהליך הרכש שלכם יעיל ולא מסורבל; תהליך קליטה למלאי מהיר וחסכוני, תהליך הכנת הזמנה ללקוח איכותי תוך התחשבות באילוצי זמן.

7. הגדירו מדדי הצלחה
מתי אפיינתם בפעם האחרונה מדדים לניהול המלאי? אילו מדדים בחרתם? ארגונים בוחרים במדדי הצלחה התואמים לאופי הפעילות שלהם. בחרו בתבונה את המדדים הרצויים לכם והגדירו יעדים בהתאמה. דוגמאות למדדים: דיוק המלאי, דיוק באספקת הזמנות ללקוח, סבב מלאי כללי לחברה, סבב מלאי לפריט, דיוק באספקות ספק, ציון משוקלל לביצועי ספק, ציון משוקלל לשביעות רצון הלקוח, זמינות מלאי לפריט במלאי, זמינות מלאי לפריט אצל הספק, זמני סבב, זמני אספקה, זמני ביצוע לתהליכים וכו‘. השלב הבא הוא ניטור ובקרת המדדים. מקובל לקיים דיון חודשי שיכלול בין היתר פעולות מתקנות ועדכונים שמטרתם שיפור הביצועים והשגת היעדים. 

סיכום
לפני הכל, העריכו את מדיניות המלאי הנוכחית מול המדיניות האופטימאלית הפוטנציאלית. המטרה שלכם; להתקרב ככל שניתן למדיניות ניהול המלאי האופטימאלית וזאת על מנת לשפר את הרווחיות. ניהול מלאי יעיל יוביל אתכם לחיסכון משמעותי בהוצאות. זכרו כי שיפור הרווחיות באמצעות שיפור יעילות ניהול המלאי הוא מאמץ מתמשך ששותפים לו דרגים שונים בארגון ובעיקר מקבלי ההחלטות. אנו מקווים שהמאמר יסייע לכם לזהות את הפערים ולגבש פיתרון כולל שניתן ליישם בארגון שלכם. בהצלחה!!
מעוניינים בהדרכה פנים ארגונית? קבלו קישור לסילבוס קורס ניהול מלאי

הרשמה לבלוג

קבלו מאמרים ותוכן מקצועי ישירות לאימייל שלכם