תכנון רכש אופטימאלי

תהליך תכנון דרישות חומרים הוא תהליך ליבה מרכזי בפעילות הרכש בארגונים. לתכנון רכש אופטימאלי תרומה משמעותית ביצירת יתרון תחרותי על המתחרים וביעילות ניהול המלאי. ארגונים רבים שואלים את עצמם, כיצד לתכנן את הרכש בצורה יעילה? מה לרכוש, כמה לרכוש ומתי לרכוש? מאמר זה יסייע לכם להבין כיצד לתכנן נכון יותר את הרכש בארגונכם.

תכנון רכש או תכנון דרישות חומרים, MRP, Material Requirements Planning ניתן לתאר כפרוצדורת חישובים המשמשת לקביעת הכמות והעיתוי לרכישת פריטים. הרצת מערכת MRP עונה על השאלות: כמה להזמין? ומתי להזמין? כאשר המטרה העיקרית היא להבטיח את זמינות הפריט הנדרש במועד המבוקש ובכמות הנדרשת, כל זאת במינימום הוצאות לניהול המלאי. דרישות הרכש יכולות להיות מוצרים, חומרי גלם, רכיבים, מכלולים ופריטים. נוכל לסכם כי האתגר בתכנון הרכש הוא לספק זמינות מירבית ללקוח ולהגיב במהירות לשינויים בביקוש, תוך יעילות ניהול המלאי.

תנאים הכרחיים לתכנון רכש
כידוע, לכל תכנון רכש מספר פרמטרים המשפיעים על אופטימאליות הפתרון ויעילותו. תכנון הרכש יכול להתבצע עבור פריט בודד או עץ מוצר במקרה ואתם יצרנים.

תהליך טרום תכנון רכש יכלול:
1. ניתוח ביקושים בפועל
2. תחזית ביקושים
3. זמני אספקה
4. נתוני המלאי
5. נתוני הרכש
6. תכנית אב לייצור
7. עצי מוצר
8. אילוצי הארגון

תחזית הביקושים חייבת להתבסס על הביקושים בפועל ומביאה בחשבון את צבר ההזמנות הנוכחי. התחזית מתייחסת לסוגי ודפוסי הביקוש הייחודיים לכל פריט. נסכם כי תהליך טרום התכנון חייב לקבל תשומות מעודכנות ורשומות מלאי מדויקות כדי להתכונן טוב יותר לקראת השלב הבא ולענות על השאלות: כמה להזמין ומתי להזמין?

מהם היתרונות של מערכת תכנון רכש?
1. להבטיח זמינות מלאי במקום הנכון ובזמן הנכון. 
2. להפחית מלאי עודף.
3. למזער את עלויות ניהול המלאי.

מטרת מחלקת הרכש בארגונים שונים די זהה: שיפור הזמינות במינימום עלות. ברור שאנו מעוניינים להבטיח זמינות מלאי תוך הימנעות ממצבים של מחסור העלולים לגרום להאטה ברווחיות ולנזקים כלכליים. הדבר החשוב ביותר בניהול המלאי לאורך שרשרת האספקה הוא זרימת המידע המסייעת להגיב ביעילות לביקושים המשתנים מעת לעת.

האפשרויות לתכנון רכש
תכנון רכש תקופתי מעודד ראייה אסטרטגית של רכש שמטרתה לבחון את יעילותה. כיצד עונים על השאלות: כמה להזמין? ומתי להזמין? ארגונים מעוניינים לשפר את זמינות המלאי לצד הפחתת עלויות ניהול המלאי. הנה מספר גישות לתכנון הרכש:
1. באמצעות תוכנה לניהול מלאי
2. באמצעות מודלים לניהול מלאי, כגון: EOQ, EPQ
3. באמצעות מדיניות לניהול מלאי
4. באמצעות סימולציה
5. באמצעות תכנית מאקרו באקסל

למהירות התגובה שלנו יתרון משמעותי ולכן נעדיף כמובן לתכנן את הרכש בתהליך אוטומטי לחלוטין ובמקרה הפחות יעיל, בתהליך סמי אוטומטי. ארגונים רבים עורכים את חישובי הכמות להזמנה ונקודת ההזמנה באופן ידני, אפשרות הגוזלת מהם זמן יקר, חוסר יעילות ושימוש עודף במשאבים. מומלץ לתכנן את הרכש באמצעות כלי תכנון ייעודיים. מערכת תכנון דרישות חומרים, MRP, מסייעת לנו לתכנן את הרכש ביעילות, כאשר פלטי התוצאות המתקבלות לאחר ההרצה משמשות כהמלצות לרכש.

תשומות ותפוקות לתכנון הרכש
תשומות לתכנון רכש. ליצרנים
1. תכנון אב לייצור. MPS, Master Production Schedule
2. עצי מוצר. BOM – Bill Of Materials.
3. אילוצים לוגיסטיים: Logistic Constraints.
לדוגמא: זמן אספקה, אורך חיים, הזמנות בדרך מלאי פתיחה וקיבולת הייצור.
4. אילוצי מדיניות: Policy Constraints. רמת שירות נדרשת לפריט.

תשומות לתכנון רכש. לקמעונאים ובכל מקרה אחר
1. תוכנית שיווק ומכירות. Master Schedule of Marketing
2. אילוצים לוגיסטיים: Logistic Constraints.
לדוגמא: זמן אספקה, אורך חיים, הזמנות בדרך ומלאי פתיחה.
3. אילוצי מדיניות: Policy Constraints. רמת שירות נדרשת לפריט.

תפוקות
המלצות לרכש. Purchase Advice Report
ההמלצה כוללת מועדי הזמנה וכמויות להזמנה בהתאמה, לכל פריט מנוהל במלאי. כפי שניתן להבין, תהליך תכנון הרכש מסתיים בהמלצות רכש מפורטות, אך איך בדיוק מערכת MRP מחשבת את הכמות האופטימאלית להזמנה והעיתוי המתאים ביותר לרכש? המשיכו לקרוא.

הטכניקות המקובלות לתכנון הרכש
כיצד מערכת MRP מבצעת את החישובים שמאחורי הקלעים? מהם האלגוריתמים לתכנון הרכש?
קבלו סקירה חלקית:
1. Fixed Order Quantity FQ
2. Economic Order Quantity EOQ
3. Lot for lot LFL
4. Fixed period requirements FP
5. Period order quantity POQ
6. Least unit cost LUC
7. Silver&Meal SM
8. Part-period balancing PPB
9. Wagner-Whitin algorithm WW
מקור: Joseph Orlicky, Material Requirements Planning. 1975

תיאור המודל הכללי, MRP
המשוואה הקלאסית בתכנון דרישות חומרים עבור פריט מתוארת באופן הבא:
A+B-C=X
Where A=  Quantity on hand
B= Quantity on order
C= Quantity Required
X= Quantity Available

האלגוריתמים והחישובים שמאחורי הקלעים לתכנון רכש
Lot for lot LFL
הטכניקה הפשוטה ביותר מבין הטכניקות, ידועה גם בשמה כמות כנגד כמות. בכל תקופה נזמין או נייצר בדיוק את הכמות הדרושה. במילים אחרות, גודל ההזמנה שווה לכמות הדרושה. זוהי השיטה היחידה שבה לא נשלם עבור החזקת מלאי, אולם היא איננה מתחשבת בהשפעת עלויות ביצוע הזמנות הרכש. בדרך כלל ביצועי גישת כמות כנגד כמות מקנים לה ציון נמוך בהשוואה ליתר הטכניקות.

Fixed Order Quantity FQ
בטכניקה זו, נזמין כמות קבועה בכל הזמנה. מה הסיבות להזמנת כמות קבועה? למשל: אילוץ ספק: מכירת פריט באריזות של 500 יח׳, מאלצת אותנו לרכוש כמות קבוע בכל הזמנה. טכניקה זו איננה מתחשבת בעלות החזקת מלאי ובעלות ביצוע ההזמנות ולכן, בדרך כלל ביצועיה נחותים.

Fixed period requirements FP
בטכניקה זו, ההזמנה מתרחשת בפרקי זמן קבועים. למשל, הזמנה אחת לרבעון. הכמות
להזמנה איננה קבועה, אך תכסה את דרישות תחזית הביקושים לתקופה. הסבר: נניח שהביקוש לתקופה 1: 62יח׳, לתקופה 2: 30 יח׳ ולתקופה 3: 40 יח׳, הכמות להזמנה עבור רבעון 1 תהיה: 132 יח׳ ותתרחש בתקופה 1 וכך הלאה.

Economic Order Quantity EOQ
מודל EOQ הוא מודל תכנון המלאי הקלאסי והפשוט ביותר. המודל פותח בתחילת המאה ה 20 על ידי Ford Haris, 1915. במודל EOQ מניחים קצב ביקוש קבוע וידוע מראש, חוסר אסור, גודל ההזמנה למלאי הוא קבוע לכל תקופת התכנון וההזמנה מתבצעת בכל פעם שרמת המלאי מגיעה לנקודת ההזמנה. הכמות האופטימאלית להזמנה מבוססת על נוסחה שמאזנת בין עלויות ההחזקה לעלויות ביצוע הזמנות הרכש.

Least unit cost LUC
טכניקה היוריסטית שבה מחפשים את מדיניות המלאי, שתיצור את העלות מינימאלית ליחידה לתקופה. כלומר, עלות ההזמנה בצירוף סך עלויות ההחזקה מחולקת בסה״כ הביקוש המצטבר בתקופת החישוב. התהליך נמשך עד לנקודה בה העלות ליחידה משנה מגמה מירידה לעלייה.

Silver&Meal SM
צמד החוקרים סילבר ומיל, פיתחו טכניקה היוריסטית לחישוב מינימום עלות לתקופה. 
הטכניקה מחפשת את מדיניות המלאי, שתיצור את העלות המינימאלית הכוללת לתקופה. השיטה דורשת את קביעת העלות המינימאלית לתקופה כפונקציה של מספר התקופות שעליהן משתרעת ההזמנה הנוכחית, והפסקת החישוב כאשר פונקציה זו משנה מגמה, כלומר מתחילה לעלות.

Wagner-Whitin algorithm WW
הטכניקה הטובה ביותר מבין כל האלגוריתמים לתכנון הרכש. החוקרים ואגנר וויטן היו הראשונים לזהות את האופטימאליות של מדיניות דרישות מדויקות. הם פיתחו אלגוריתם דינאמי הנותן את התוצאות הטובות ביותר. האלגוריתם מביא למינימום העלות הכוללת להחזקה ולהזמנות. פתרון הבעיה רקורסיבי.

לסיכום
תכנון רכש נכון מאפשר לצמצם את עלויות ניהול המלאי באופן משמעותי. תוכנה לניהול מלאי או מערכת MRP, מסייעת בתכנון הרכש, תוך מזעור עלויות ניהול המלאי ושיפור הזמינות. זכרו, ככל שתפתחו את היכולת שלכם להגיב במהירות לדרישות הלקוח ולתנודתיות בביקושים, כך תשפרו את הפרודוקטיביות בתכנון הרכש ותשיגו יתרון תחרותי על פני המתחרים. לייעוץ מקצועי והדרכה בתכנון רכש, צרו איתנו קשר:
09-8654503 | hello@etrog-consulting.com

הרשמה לבלוג

קבלו מאמרים ותוכן מקצועי ישירות לאימייל שלכם