לין (Lean) היא מתודולוגיה לשיפור תהליכים המתמקדת בזיהוי וסילוק בזבוזים. בזבוז מוגדר כמאמץ, זמן או עלות שהושקעו בתהליך אך אינו מוסיף ערך אמיתי ללקוח. טאיצ’י אונו (Taiichi Ohno), מהנדס בכיר בטויוטה ומפתח שיטת Toyota Production System (TPS), הניח את היסודות למה שמוכר במערב כניהול רזה. אונו זיהה כי הדרך להשגת מצוינות תפעולית עוברת דרך שימוש מיטבי במשאבים, הפחתת עלויות ושיפור מתמיד של תהליכים. זאת באמצעות זיהוי וסילוק שמונה סוגי הבזבוזים המתרחשים כמעט בכל תהליך ארגוני. שיפור תהליכים הוא תנאי בסיסי לכל ארגון השואף למקסם ביצועים. אימוץ עקרונות לין מאפשר לארגון לשפר את היעילות התפעולית, להשיג חיסכון בעלויות, ולשפר את שביעות רצון הלקוחות. הרעיון פשוט: לבצע תהליך מקצה-לקצה במינימום בזבוזים ובמקסימום ערך ללקוח. כיצד שמונת הבזבוזים משפיעים על הביצועים בארגון שלכם? במאמר זה נציג את 8 הבזבוזים לפי גישת Lean, ונבחן כיצד זיהוי נכון שלהם מאפשר לזהות הזדמנויות לשיפור תהליכים ולהפחתת עלויות שניתן ליישם בכל ארגון ובכל תעשיה
מאת ליאור קדוש, M.Sc בהנדסת תעשיה וניהול
מהו בזבוז?
בזבוז (או Muda ביפנית) הוא כל פעולה הצורכת משאבים אך אינה מייצרת ערך עבור הלקוח, ולכן הלקוח אינו מוכן לשלם עליה. במילים אחרות, מדובר בכל שלב בתהליך שאינו חיוני להשלמתו או שאינו מבוצע ביעילות. כאשר מזהים ומסלקים את שמונת סוגי הבזבוזים, התהליך נותר עם שלבים שמייצרים ערך אמיתי וכך משתפרת היעילות ושביעות רצון הלקוח גדלה.
זיהוי וסילוק 8 הבזבוזים
הצעד הראשון בדרך ליישום לין Lean הוא להכיר לעומק את שמונת סוגי הבזבוז (Waste). הצעד השני חשוב לא פחות, הוא לקיים הדרכה מקצועית לצוותים בארגון, כדי שיוכלו לזהות, לדווח ולפעול לצמצום בזבוזים בתהליכים. כאשר עוסקים בכך באופן עקבי, איתור וסילוק בזבוזים הופך לחלק בלתי נפרד מתרבות העבודה היומיומית. זו גם הסיבה שארגונים מובילים בעולם מיישמים את גישת Lean בהצלחה: היא מאפשרת להם למקסם חיסכון, לצמצם בזבוזים ולשפר את הביצועים התפעוליים לאורך זמן. מנהלים שמובילים שינוי מבינים כי זיהוי בזבוזים הוא לא משימה חד-פעמית, אלא תהליך מתמשך של שיפור מתמיד (Kaizen). ככל שיותר עובדים מכירים את העקרונות ומיישמים אותם ביומיום, כך הארגון הופך ליעיל, רווחי ותחרותי יותר. בין הארגונים הבולטים שמיישמים את גישת Lean ניתן למנות את Toyota, Amazon, Nike, General Electric, Tesla, Boeing ועוד
8 הבזבוזים לפי גישת Lean
ניתן לזכור את ראשי התיבות DOWNTIME, שמייצגות את שמונת סוגי הבזבוז:
- Defects
- Overproduction
- Waiting
- Non-Utilized Talent
- Transportation
- Inventory
- Motion
- Extra Processing
Defects
האם התהליך מתבצע באופן מדויק וללא שגיאות? דוגמה פשוטה: הלקוח הזמין פריט א׳ אך קיבל בפועל פריט ב׳. מה קורה במקרה כזה? הלקוח נאלץ להחזיר את המוצר ומהר מאוד צצות שאלות, כגון: מי מממן את עלות השינוע בחזרה לספק? מי מממן את עלות הקליטה במחסן? מי מממן את עלות הכנת ההזמנה המתוקנת ללקוח? מי מממן את עלות המשלוח ללקוח? התשובה לכך ברורה: הארגון כמובן. השגיאה הזאת עולה ביוקר לארגון! שגיאה כזו יוצרת בזבוז מובהק בצורת עיבוד חוזר (Rework). איך מונעים את הבזבוז? משפרים את התהליך הקיים, מוסיפים בקרות במידת הצורך, מקיימים הדרכה לצוות העובדים לביצוע נכון ומדויק של התהליך בפעם הראשונה, ומפתחים רשימות תיוג (Checklists) המסייעות לבצע את התהליך באופן עקבי ומדויק
Overproduction
חשבו על הדוגמא הבאה: רשת בתי קפה מייצרת מראש מלאי סלטים וכריכים. יש היגיון לייצר חלק מהמוצרים מראש כדי להבטיח זמינות מיידית ללקוח. עד כאן הכל בסדר, אבל מה קורה כשאותה רשת זורקת לפח 35% מהמוצרים? מדוע זה קורה? הסיבה לייצור העודף היא שחלק מהארגונים אינם מבצעים ניתוח ביקושים מעמיק ומדויק. כמובן שהדבר האידאלי ביותר הוא לייצר רק לאחר קבלת הזמנת הלקוח (Just-In-Time), אך ניתן בהחלט לקחת סיכון מחושב ולהפיק מלאי מראש כך שלא יהיו בזבוזים. אז מה צריך לעשות כדי למנוע בזבוז מסוג זה? לבצע ניתוח ביקושים מדויק, לעקוב אחר מגמות ושינויים בעונות השנה ובימי השבוע, להתחשב בתנודתיות הביקוש, ליישם את גישת Kanban לויסות המלאי, לבצע תחזיות ביקושים מבוססות נתונים ולגבש מדיניות מלאי מותאמת
Waiting
חשבו על הדוגמא הבאה: ביצוע שלב ג׳ בתהליך תלוי בסיום שלב ב׳. נוסיף למשוואה את העובדה הבאה שהעובד האחראי על ביצוע שלב ב׳ הוא מאחר כרוני ידוע. צוואר בקבוק בתהליך גורם לעיכוב, ביצוע שלב מיותר בתהליך גורם להמתנה מיותרת. שאלות שצריך לשאול: האם התהליך בוצע ללא עיכוב? מהם הגורמים המעכבים את התהליך? זיהוי העיכובים הוא קריטי. עיכובים גורמים ללקוחות שלנו לבחור את השירותים של המתחרים. זכרו, המטרה שלכם היא לזהות בזמן אמת צווארי בקבוק וכמו כן לאפיין תהליכים רציפים ללא שלבים מיותרים וללא עיכובים!
Non-Utilized Talent
חשבו על הדוגמא הבאה: רק עובד אחד יודע לבצע את התהליך והוא כרגע בחופשת מחלה. התוצאה ברורה! התלות בעובד אחד שיודע לבצע את העבודה תוביל למסירה באיחור ללקוח ואולי אף לפיצוי הלקוח. העובדים הם המשאבים הכי חשובים! אם תעניקו לצוות שלכם להם הדרכה נכונה, תבינו את היכולות שלהם ותטפחו את הכישורים שלהם תצליחו לשפר תהליכים באופן משמעותי. התעלמות מהמלצת עובד לשיפור תהליך היא בזבוז; היעדר תוכנית הדרכה אישית ומותאמת לכל עובד לא תאפשר שיפור ביצועים כולל. מה צריך לעשות כדי למנוע את הבזבוז? פיתוח תכנית להדרכה והסמכת עובדים (מותאמת אישית), פיתוח תכנית ללכידת רעיונות לשיפור תהליכים ותכנית להעשרת מיומנויות.
Transportation
חשבו על הדוגמא הבאה: מחלקה לשיפור פני העיר בעירייה מסוימת מקבלת מדי יום עשרות קריאות ובקשות מתושבים לטיפול מיידי כגון: החלפת תאורת רחוב, תיקון צנרת, תיקון מדרכות ועוד. אנשי האחזקה מגיעים בכל בוקר למחסני העירייה כדי למשוך את הפריטים שצריך להחליף במקום שהמלאי יהיה זמין ברכבם. עובדה זו גורמת לשינוע מיותר של כלים, פריטים וציוד ממקום למקום. מה צריך לעשות כדי למנוע את הבזבוז? ניתוח ביקושים ייחודי לכל פריט וזמינות המלאי ברכב עובד אחזקה באופן שימזער שינוע מיותר.
Inventory
2 אתגרים עיקריים בניהול מלאי: חוסר מלאי ועודף מלאי. 2 הבעיות הללו נגרמות בגלל תכנון לא מדויק. מלאי עודף מוביל לפגיעה בתזרים המזומנים ושחיקת הרווחיות ואילו חוסר מלאי מוביל לשיבושים ברציפות הפעילות של הארגון, אובדן מכירות ולפגיעה במוניטין וברמת השירות ללקוח. מה צריך לעשות כדי למנוע את הבזבוז? תכנון ביקושים, גיבוש מדיניות רמות מלאי מינימום ומקסימום, שימוש במודלים מתקדמים לתכנון מלאי, תחזית ביקושים, ניתוח מגמות, אופטימיזציה למלאי ועוד
Motion
חיפוש כלי עבודה = בזבוז; הליכה מיותרת בתהליך = בזבוז; מיקום פריט הנחשב מלאי מהיר בקצה המחסן = בזבוז. חשבו על הדוגמא הבאה: בארגון גדול קיים מחסן מרכזי שמספק פריטים וציוד לכלל המחלקות. בכל רגע נתון אפשר לפנות למחסן כדי לבקש פריטים (גם אם סופקו רק לפני מס׳ שעות). מאחר ולא קיימת שיטה יעילה לאספקת המוצרים הדבר גורם לתנועה מיותרת של עובדי המחסן ממקום למקום. מה צריך לעשות כדי למנוע את הבזבוז? גיבוש מדיניות מלאי מותאמת בכל מחלקה, ניתוח הביקושים צריך להיעשות ע״י גורם מקצועי שמגדיר בין היתר את רמות המלאי והזרמת המלאי למקום הנכון, במועד הנכון ובכמות הרצויה. כמו כן, שיטה זו תחסל לחלוטין את בזבוז הזמן של מזמיני המלאי למחלקות מאחר והמלאי יוזרם באופן אופטימלי ושוטף
Extra Processing
חשבו על הדוגמא הבאה: בתהליך רכש יש 8 מאשרים במקום 2 מאשרים. התוצאה ברורה! תהליך רכש איטי, איחורים במסירה ללקוח ותלות בזמינות המאשרים. בקרות יתר שאינן נחוצות או אינפלציית מאשרים במקרה זה מוביל לעיבוד יתר. מה צריך לעשות כדי למנוע את הבזבוז? אפיון תהליך חדש או שיפור התהליך הקיים באופן שידייק את התהליך לצרכים הייחודיים של הארגון.
סיכום
השלב הראשון ביישום מתודולוגיית לין Lean בארגון שלכם הוא איתור וסילוק שמונת הבזבוזים. כדי להצליח, הצוות שלכם מוכרח להכיר את 8 הבזבוזים לפי גישת Lean. גישת לין מתמקדת בשיפור תהליכים, חיסול הבזבוזים, שיפור הרווחיות ושיפור שביעות רצון הלקוח. זכרו, לקוח מרוצה הוא לקוח משלם; לקוח מרוצה הוא לקוח חוזר, לקוח מרוצה חוזר לרכוש את המוצרים שלנו ואין לו מה לחפש במקומות אחרים. מהם מוקדי הבזבוז בארגון שלכם? המתנה? מלאי עודף? ייצור עודף? שגיאות בביצוע תהליך? חברת אתרוג הנדסת תעשיה וניהול מציעה קורס מצוינות תפעולית לארגונים. לסילבוס והצעת מחיר לארגון שלכם צרו איתנו קשר 09-8654503