מדריך לניהול מלאי

מלאי עודף? חוסרים? זמינות נמוכה? יתכן שמדיניות המלאי שלכם אינה מותאמת למודל העסקי! ניהול מלאי אפקטיבי הוא הרבה מעבר לשאלות כמה להזמין ומתי להזמין. המטרה היא להחזיק את המלאי הנכון, בזמן הנכון, במקום הנכון ובכמות הנכונה, תוך איזון בין זמינות, עלויות ורמת השירות. למרות שהרעיון נשמע פשוט, בפועל מדובר באחד האתגרים המורכבים ביותר בניהול התפעול ושרשרת האספקה. ריכזנו עבורכם מדריך לניהול מלאי הכולל תובנות וטיפים שתוכלו ליישם בקלות בארגון שלכם! המדריך מיועד לכל העוסקים בניהול ותכנון מלאי: מעתדי מלאי, מנהלי מלאי, פלנרים, מנהלי תפעול, מנהלי שרשרת אספקה, מנהלי לוגיסטיקה, מנהלי רכש, מהנדסים, סמנכ״לים ומנכ״לים. בואו ונתחיל!

מאת ליאור קדוש, M.Sc בהנדסת תעשיה וניהול

מה זה מלאי?
המלאי כולל את כלל הפריטים והחומרים שארגון מחזיק לצורך פעילותו השוטפת והרציפה. הוא משמש למגוון מטרות לאורך שרשרת האספקה, בהתאם לאופי פעילות הארגון והתעשייה. מנקודת מבט עסקית, מלאי הוא נכס לכל דבר, אך כזה שמטרתו ברורה: המרה מהירה ככל האפשר לערך. לדוגמה, בעולם הקמעונאות המטרה היא להפוך מלאי למזומנים בזמן הקצר ביותר. עם זאת, חשוב להבין שמלאי הוא גם מקור לסיכון. ככל שהוא שוהה זמן רב יותר ללא שימוש או מכירה, כך הוא עלול להפוך לנטל: עלויות אחסון, התיישנות ופגיעה ביעילות התפעולית. לכן, העיקרון המרכזי בניהול מלאי הוא החזקת כמות מדויקת בזמן הנכון, לא מוקדם מדי ולא מאוחר מדי וזאת בהתאם לצריכה בפועל ולדפוס הביקושים והמאפיינים הייחודיים של כל פריט. בסופו של דבר, החזקת מלאי חייבת להיות מגובה בהצדקה עסקית ברורה, למשל:

• מלאי למכירה ללקוחות
• מלאי לתמיכה בייצור רציף
• מלאי להבטחת זמינות מערכות וציוד
• מלאי לשיפור רמת השירות וקיצור זמני אספקה ללקוח

ישנם ארבעה סוגים עיקריים של מלאי:

• מלאי חומרי גלם המשמשים לייצור מוצרים (חו״ג) (Raw Materials)
• מלאי מוצרים המיועדים למכירה מיידית (תוצ״ג) (Finish Goods)
• מלאי בתהליך. חומרי גלם שנשלחו לעיבוד אך טרם הפכו בפועל למוצרים (WIP)
• מלאי המשמש לתחזוקה, תיקון ותפעול מערכות, מכונות וציוד (MRO)

  
  שאלות בסיסיות בניהול מלאי:

• האם בכלל נדרש להחזיק מלאי עבור הפריט הזה?
• באיזו כמות נכון להחזיק אותו?
• האם המלאי נדרש לאורך כל השנה או רק בתקופות מסוימות?
• מהו פרק הזמן המקסימלי שבו נכון להחזיק מלאי לפני שימוש או מימוש?
• האם קיימות חלופות עדיפות, כגון: אספקה לפי דרישה, ייצור לפי הזמנה או קיצור זמני אספקה?
• לצורך קבלת החלטות מדויקת יותר, מומלץ להישען על מדדים כמותיים לניהול מלאי, כגון:
  ערך המלאי, סבבי מלאי, תנודתיות הביקוש, רווחיות הפריט, רמת קריטיות הפריט, GMROI ורמת השירות הנדרשת

   

מהם מטרות ניהול המלאי?
הרעיון הבסיסי בניהול מלאי הוא לשמור על רמות מלאי מאוזנות באופן שיבטיחו מצד אחד זמינות מלאי ובו זמנית ימזערו מצבים של מלאי עודף וכמובן מלאי מת. במילים אחרות, המשימה שלכם היא לתכנן את המלאי כך שתוכלו להשיג מקסימום זמינות במינימום הוצאות.

מטרות ניהול המלאי:
✓ להחזיק את המלאי הנכון
✓ בזמן הנכון
✓ בכמות הנכונה
✓ במקום הנכון
✓ ובמינימום עלות

כדי להשיג את מטרות ניהול המלאי עלינו לענות על השאלות:

• מה להזמין?
• כמה להזמין?
• מתי להזמין?
• מה לייצר?
• כמה לייצר?
• מתי לייצר?

  ניהול מלאי משפיע באופן ישיר על רווחיות הארגון ועל רמת ההוצאות, בעיקר דרך היכולת לתכנן מלאי בצורה מדויקת ויעילה. זהו תהליך מתמשך הנמצא באחריות מעתדי המלאי בארגון, המובילים את תכנון הביקושים והאספקות ומחזיקים במנדט המקצועי לניהול התחום. לכן, ניהול מלאי אפקטיבי מבוסס על גיבוש מדיניות ברורה ומותאמת לאופי הפעילות העסקית, מדיניות שמטרתה לאזן בין מקסום זמינות המוצרים לבין מזעור עלויות החזקת המלאי. למידע נוסף ניתן לקרוא את המאמר בנושא תכנון מלאי

  
  הקשר בין בעלי עניין ומדיניות המלאי
  האם יחסי הכוחות בתוך הארגון משפיעים על מדיניות המלאי האסטרטגית? בהחלט כן, והתשובה משתנה בהתאם לפרספקטיבה של כל גורם. בפועל, נוצר לעיתים קרובות ניגוד אינטרסים בין בעלי העניין המרכזיים, מה שמייצר מתח מובנה סביב תכנון המלאי:

• מחלקת מכירות: שואפת לזמינות מלאה תמידית: “אין מלאי = אין מכירות”
• מחלקת כספים: דוחפת לצמצום ערך המלאי המוחזק
• מחלקת ייצור: דורשת רציפות אספקה: “ללא מלאי אין ייצור יציב”
• יחידת המחסן: מעדיפה פחות מלאי: “אין מספיק שטח אחסון”
• לקוחות: מצפים לזמינות מלאה: אחרת שוקלים מעבר לספק אחר

• ניתן להמשיך את הרשימה, אך העיקרון ברור: לכל בעל עניין יש תפיסה שונה לגבי “מלאי אופטימלי”. למרות המורכבות והאיזונים בין הגורמים, תפקידם של מעתדי המלאי, פלנרים, מנהלים ושל כל העוסקים בתכנון הוא להגדיר וליישם מדיניות שמטרתה ברורה: מקסום הזמינות לצד מזעור עלויות החזקת המלאי. במילים אחרות, יצירת איזון מדויק בין ביקוש להיצע באמצעות תכנון מלאי חכם, מבוסס נתונים ומתודולוגיה מקצועית. זהו אתגר מורכב הדורש ניסיון רב ושימוש במודלים מתאימים ולכן חשוב לוודא שלצוותי תכנון המלאי יש את היכולות הנדרשות להוביל מדיניות אופטימלית שמביאה לצמצום ההוצאות ושיפור היעילות

   

  מהי בקרת מלאי?

• בקרת מלאי מתמקדת בשמירה ובאופטימיזציה של רמות המלאי. בקרת מלאי עוזרת לכם לרכוש את כמות המלאי הנכונה בזמן הנכון כדי להימנע מחוסרים או אובדן מכירות, ומצד שני להימנע מהחזקת מלאי עודף שעלול להפוך בהמשך למלאי מת. בקרת מלאי חכמה תקטין את עלויות האחסון ותדאג לעדכן את רמת המלאי האופטימלית לכל פריט. כידוע, ערך המלאי משפיע על היעילות התפעולית ולבקרת המלאי תפקיד חשוב בהפחתת עלויות החזקת המלאי. מעקב מדויק אחר רמות המלאי בזמן אמת הינו הכרחי!

יתרונות בקרת המלאי:

• שמירה על רמות מלאי אופטימאליות
• שיפור זמינות המלאי
• שיפור סבבי המלאי
• שיפור דיוק המלאי
• שיפור רמת השירות ללקוח
• שיפור הרווחיות
• שיפור תזרים המזומנים
• חיסכון בעלויות האחסון
• מניעת מלאי עודף ומלאי מת
• הפחתת ערך המלאי
  

רמות המלאי
מהם רמות המלאי המומלצות? כיצד מגדירים רמות מינימום ומקסימום לכל פריט?
רמות המלאי צריכות להיות נמוכות ככל האפשר וזאת כדי לצמצם את עלויות החזקת המלאי. ארגונים מאפיינים את רמות המלאי בהתאם לדפוס הביקושים הייחודי של כל פריט וזאת בכדי לענות על דרישת הלקוחות תוך הימנעות מעלויות אחסון מיותרות. מודלים מתמטיים שונים יכולים לסייע לכם לחשב את רמת המלאי האופטימלית ובכך לשפר את יעילות ניהול המלאי ולהפחית סיכוני חוסר או עודפים. נדגיש כי אופטימיזציה של רמות המלאי היא אחד המפתחות המרכזיים להפחתת ערך המלאי, שיפור תזרים המזומנים והגדלת הרווחיות הארגונית

רמת מלאי מינימום (נקודת הזמנה)
רמת מלאי מינימום מייצגת את הכמות המינימאלית הדרושה שצריך להחזיק כדי להימנע ממצבים של חוסר זמינות מלאי. המשמעות: ברגע שיורדים מתחת לרמת מלאי מינימום צריך להזמין מלאי חדש. נקודת הזמנה מדויקת תבטיח לכם את שיפור הזמינות והפחתה בהוצאות החזקת המלאי. רמת מלאי מינימום ניתן להגדיר כ-Reordering Level או במילים אחרות Reorder Point. מלאי מינימום תלוי בין היתר בזמן האספקה (מס׳ הימים הנדרשים לחידוש המלאי מרגע ביצוע ההזמנה) וקצב הצריכה של הפריט (צריכה יומית ממוצעת). כיצד מחשבים רמת מלאי מינימום (נקודת ההזמנה)?
Reorder Point = Lead Time Demand + Safety Stock
הסבר: הביקוש הצפוי בזמן האספקה + מלאי ביטחון שעליו נסביר בהמשך. תוכלו לחשב את רמת מלאי מינימום באופן הבא:
Reorder point = (Average daily usage x Average lead time in days) + Safety stock

רמת מלאי מקסימום
רמת מלאי מקסימום מוגדרת כרמת המלאי המקסימאלית המותרת לפריט. חריגה מהרמה המקסימאלית מובילה למלאי עודף, מלאי מת ועלויות החזקת מלאי מיותרות. מלאי מקסימום תלוי בין היתר באורך חיי המדף של הפריט, דפוס הביקושים, זמינות נפח אחסון דרושה לפריט, שינויים במחיר הפריט ואילוצים נוספים. כיצד מחשבים רמת מלאי מקסימום?
Maximum Stock Level = Reordering level + Reordering quantity 

מהו מלאי ביטחון?
מלאי ביטחון הוא מלאי שאמור לשמש כגיבוי במקרים של עלייה בלתי צפויה בביקוש ו/או בהתמודדות עם איחורים בזמן האספקה או מחסור אצל הספק. כאמור, מלאי ביטחון מסייע להתמודדות עם תנודות הביקוש ועיכובים בלתי צפויים בזמני האספקה. קיימות גישות רבות לחישוב מלאי ביטחון. להלן נוסחא פשוטה לחישוב מלאי ביטחון:
Safety stock = (Maximum daily usage × Maximum lead time in days) – (Average daily usage × Average lead time in days)

עלויות המלאי
מהם עלויות המלאי? עלויות המלאי הן העלויות הכרוכות ברכישה והחזקת המלאי. כדי לנתח את עלויות המלאי מומלץ לעקוב אחר לוג התנועות באמצעות מערכת המידע שלכם: הזמנות רכש, קליטות למלאי וניפוקים שבוצעו. ניתן לסווג את עלויות המלאי באופן הבא:
1. עלות ההזמנות. Ordering Cost
2. עלות החזקת המלאי. Holding Cost

כפי שניתן להבין, עלויות המלאי אינן רק המחיר ששולם לרכישת הפריט, אלא כוללות את עלות האחסנה לפרק זמן שיידרש כדי למכור אותו ובנוסף את העלויות הכרוכות בהזמנתו. לעלויות המלאי יש השפעה משמעותית על הרווחיות וחיסכון בהוצאות. ישנן דרכים שונות למזער את עלויות המלאי. ראו מודלים לניהול מלאי. עלות ההזמנות משקפת את סך העלויות הכרוכות בהפעלת יחידת הרכש לרבות עלות הזמנות הרכש. עלות החזקת המלאי משקפת את עלות האחסון (מחסן), ביטוחים, מיסים, פחת ועוד. עלויות החזקת מלאי משפיעות ישירות על דוח רווח והפסד והכמות המוחזקת משפיעה על סבבי המלאי. אנו ממליצים לכם לשקול האם כדאי לנהל את תכנון הרכש והמלאי בעצמכם או באמצעות ספקים צד ג׳ במיקור חוץ. שיקול נוסף מומלץ לעשות גם לגבי שירותי האחסנה באמצעות ספקים צד שלישי במקום אחסנה עצמית. לכל אחת מהגישות יתרונות וחסרונות, אך עליכם להבין את הקשר בין עלויות המלאי לביצועי המלאי

דפוס ביקושים
הבנת דפוס הביקושים הייחודי לכל פריט יסייע לכם לקבל החלטות נבונות לגבי רמות המלאי, רמת השירות הנדרשת לכל פריט ואופטימיזציה למלאי. ערכו ניתוח פארטו ABC XYZ כדי שתוכלו לסווג את המלאי ל-9 קטגוריות שונות ולאחר מכן לגבש מדיניות אופטימאלית מותאמת.

להלן 4 קטגוריות עיקריות לניתוח דפוס הביקושים:

• ערך מלאי גבוה – מלאי מהיר. High Value, Fast Moving
• ערך מלאי גבוה – מלאי איטי. High Value, Slow Moving
• ערך מלאי נמוך – מלאי מהיר. Low Value, Fast Moving
• ערך מלאי נמוך – מלאי איטי. Low Value, Slow Movingניתוח דפוס הביקושים של הפריטים, ABC XYZ יכול להיעשות לפי קריטריונים נוספים כגון: ערך המלאי ותנודתיות הביקוש; ערך המלאי ורווח גולמי; נפח המכירות ורווח גולמי ועוד. פילוח דפוס הביקושים מסייע בשיפור תכנון המלאי וגם בבחירת פרופיל התחזית האוטומאטי שניתן לבצע עבור כל פריט
  
  מודלים לניהול מלאי
  שימוש במודלים לניהול מלאי הינו גורם קריטי והכרחי להצלחה. התאמת מודלים לניהול מלאי עבור הארגון איננה משימה קלה אך יישום טכניקות מתאימות יעזרו לכם לקבל החלטות נבונות. המטרה של מערכות ניהול מלאי היא לדעת כמה והיכן המלאי שלכם נמצא בכל זמן נתון וזאת כדי לנהל את רמות המלאי בצורה נכונה. שימוש בתוכנה לניהול מלאי לא בהכרח יספק לכם תוצאות טובות. זכרו, כל תוכנה היא גולם וכדי לנהל מלאי אופטימאלי לרבות אופטימיזציה תזדקקו ללוגיקה עסקית תומכת ולהרבה מאד התאמות לפעילות הייחודית של הארגון שלכם. נציג מס׳ מודלים וטכניקות לניהול מלאי:

• EOQ Economic Order Quantity
• EPQ Economic Production Quantity
• MRP Material Requirement Planning
• JIT Just in Time
• ABC Analysis
• ABC XYZ Analysis
• Lean Inventory Management
• Inventory Tracking Metrics

  
  קראו עוד במאמרים הבאים: שיטות לניהול מלאי, מדדים לניהול מלאי
  
  
  לסיכום
  מלאי הוא הנכס הגדול והמשמעותי ביותר בכל ארגון, ולכן כדי להשיג חיסכון בעלויות ניהול המלאי או לשפר את הרווחיות, עליכם ליישם מודל ניהול מלאי המותאם לפעילות הייחודית של הארגון שלכם. במדריך לניהול מלאי סקרנו עבורכם תובנות וטיפים שתוכלו ליישם באופן מיידי. עיתוד המלאי הינה משימה מאתגרת הדורשת ידע ומומחיות תוך יישום טכניקות ומודלים שונים. אתרוג הנדסת תעשיה וניהול מספקת שירותי ייעוץ, ליווי והדרכה בתחומי ניהול מלאי ושרשרת אספקה, לצד קורס מקצועי לניהול מלאי המיועד למנהלי מלאי, מעתדי מלאי, פלנרים, מנהלי תפעול, מנהלי תפ״י, מנהלי רכש, מנהלי שרשרת אספקה ובכירים בארגון. הקורסים וההדרכות מועברים בהתאמה אישית לארגונים, למחלקות ולצוותי עבודה